iratkezelés

2026. március 23-án Pécsett került megrendezésre A betegdokumentációk kezelésének, tárolásának és a levéltári ellenőrzésének kérdései az egyetemi klinikákon címmel a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség (MFLSZ), a PTE Klinikai Központ (PTE KK) és a PTE Egyetemi Levéltár (PTE EL) által szervezett országos jelentőségű szakmai nap.

A hiánypótló esemény célja a közös eszmecsere a budapesti, debreceni, pécsi és szegedi tudományegyetem, valamint Budapest Főváros Levéltára képviselői részvételével a betegdokumentációra vonatkozó speciális jogszabályok elméleti és gyakorlati alkalmazása, a kezelési eljárások és tárolás optimális rendszerének kialakítása érdekében.

Az előadások döntő részében az egészségügyi dokumentáció kezelés szerteágazó jogszabályi hátterének bemutatására került sor.  Az egészségügyi törvény (Eütv.) mellett, a személyes adatok kezelése (papíralapú és elektronikus) és védelme (Eüak.), a nemzetközi szinten szabályozott általános adatvédelmi rendelet (GDPR), valamint a Levéltárak szakfeladataival kapcsolatos (Ltv.) tevékenységek mentén mutatták be a napjainkra kialakított, különféle megoldásokat alkalmazó gyakorlatot, melyek metszéspontjában helyezkedik el a betegjogi dokumentációk köre.

Dr. Sebestyén Andor a PTE Klinikai Központ (PTE KK) elnöke köszöntőjét követően Osváth Zsolt, a Semmelweis Egyetem Központi Levéltár főlevéltárosa, az MFLSZ elnöke levezető elnöklete mellett, Bényei Balázs István, a Kulturális és Innovációs Minisztérium (KIM) Könyvtári és Levéltári Főosztályának osztályvezetője a betegdokumentációk és a levéltárak kapcsolatrendszerét vizsgálta. Nemzetközi kitekintéssel tárgyalta a levéltár eredendő feladatát, funkcióit (jogbiztosító, tudományos és kulturális). Kérdésfelvetésében a betegdokumentáció helyét kereste a levéltári rendszerben, és mutatta be annak szabályozását és gyakorlati megvalósulását 1950-es évektől napjainkig. Rámutatott, hogy az Eüak. tv. és végrehajtási utasítási nem feleltethetőek meg a Ltv. előírásaival, jogértelmezési vitát kiváltva. A jogszabályi keretek 2005–2024 közötti változása egyértelműsíti az egészségügyi dokumentáció illetékes levéltárnak történő átadásának feltételeit, valamint meghatározza a levéltár feladatkörét (ellenőrzés, maradandóvá nyilvánítás, kiválasztási szempontok dokumentálása).  Előadásában érintette az iratértékelés objektív és szubjektív elemeit és kutathatóság kérdéseit, majd azt a digitális formátumban keletkező e-egészségügyi dokumentumok kezelésével kapcsolatos gondolatébresztő kérdésekkel zárta.

A budapesti Semmelweis Egyetem (SE) képviseletében, adatvédelmi és betegjogi, valamint az iratkezelésre vonatkozó előadásokat hallgathattak meg a konferencia résztvevői. Dr. Trócsányi Sára az SE Klinikai Központ Jogi és Igazgatási Főigazgatóság (SE KK JIF) Adatvédelmi és Betegjogi Központ igazgatója A betegdokumentáció kezelésének jogi háttere Magyarországon címmel tartott előadásában az egészségügyi adatok megjelenését vizsgálta a levéltári anyagban, részletesen taglalva, hogy melyek azok az esetek, melyek a közérdekű archiválás céljából történő megőrzést jelentik. Ilyen a tudományos, vagy történelmi kutatás, a statisztikai célból történő további adatkezelés, jogszabályban meghatározott határidőt követő megőrzés okai, vagy a jogutód nélkül megszűnt intézmények esete. Néhány szemléletes példán keresztül késztette a hallgatóságot az adott esetben alkalmazandó jogszabályok értelmezésére, mint pl. a hozzátartozó megismerési joga.

Dr. Márton Noémi az SE KK JIF Szervezési és Igazgatási Központ igazgatója a SE klinikai iratkezelés helyzetét tekintette át.   Előadásában az egészségügyi dokumentáció kezelésének jogszabályi hátterét, az egészségügyi dokumentáció kezelésével szembeni előírásokat (dokumentálási kötelezettség, betegjogok védelme, megőrzési idő, EESZT-digitális hozzáférés, titoktartás) kérdéskörét vizsgálta. Áttekintette az iratkezelés folyamatát, a keletkezéstől, a papír vagy digitális alapú nyilvántartáson át, a tárolás, a megőrzés és selejtezés fázisáig, részletesen ismertetve a jogszabályban előírt eljárásrendet, kiemelve, hogy a mely az eljárási szakasz és feltétel, amikor a levéltár, mint ellenőrző és az egészségügyi dokumentációt továbbiakban kezelő intézmény belép a rendszerbe. Előadása további részében a SE irattárolásban és adatszolgáltatásban, valamint az egyetemi leváltárral elért szakmai együttműködésben történt eredményeket mutatta be.

Budapest Főváros Levéltára (BFL) részéről dr. Ogoljuk-Berzsenyi Anett főlevéltáros a Maradandó értékű egészségügyi iratok feltárása és gyűjtése a fővárosban című előadását szintén a jogi aspektussal indította, ahol az illetékesség és a jogszabály adta lehetőségeket és korlátokat vizsgálta a jogszabály-módosítás előtti és utáni időszak tekintetében. Míg 2016 előtt a meglévő állományt a régi átvételekből elsősorban a működési iratok adták, ez után teljes kórházi felmérés vált szükségessé, melynek metodikájához, egészségügyi koncepció kialakítására (2021) volt szükség. Elemezte a működési- és egészségügyi dokumentáció átvételének szempontjait, hangsúlyt fektetve, a mennyiség, a reprezentáció, a kiemelkedő jelentőségű eszközök, a személyekre vonatkozó adatok, és a jelentős köztörténeti eseményekhez kötődő dokumentumok vonatkozásában. Néhány gyakorlati példán keresztül mutatta be, az állománygyarapodás mennyiségi és minőségi összetételét, a jövőbeni terveket, továbbá az állományvédelem, a kutató- és ügyfélszolgálat tevékenyégét a BFL-ben.

Dr. Antal Barnabás a Debreceni Tudományegyetem KK egészségügyi adatvédelmi tisztviselője a DE klinikai iratkezelésének helyzetéről elsődlegesen az adatvédelem (GDPR, DPO) szempontjából számolt be. Lakonikus bevezetőjében két – elsőre irigylésre méltónak mondható – szót hallhattunk: „Minden rendben”. Vizsgálta az egészségügyi adat keletkezésének helyét, nyilvántartását, visszakereshetőségét, adatbiztonságát. Felhívta a figyelmet a hibrid dokumentációs ökoszisztéma jelenlétére, mely a rendszer kezelésére is kihat. A Klinikák iratkezelését a Debreceni Egyetem (Külső Egységeként működő MediPost Kft.-vel együttműködve) kiszervezte. Az iratkezelés (helyi irattár/MediPost), tárolás, adatszolgáltatás szolgáltató útján történik, két, levéltárosi végzettségű szakalkalmazottal. A rendszer digitális és papír alapú, az irattár „élő archívumként” működik.  Az egyetem sajátos helyzetben van, mivel Egyetemi Levéltárral nem rendelkezik, így a jogszabályban előírt levéltári ellenőrzések, egyéb feladatok elvégzése illetékességi és hatásköri kérdéseket vet fel.

Lengvári István a PTE EL igazgatója A klinikai iratkezelés ellenőrzése a Pécsi Tudományegyetemen 2005–2025 elnevezésű előadásában az Egyetem három nagy korszakának lehatárolása, továbbá az Egyetemi Levéltár létrehozásának lépéseit bemutató bevezetése után a PTE EL jogszabályban előírt feladatainak összegzését adta.  A PTE EL az Erzsébet Tudományegyetem időszakából származó betegiratokat is őriz a Klinikák 1902–1996 közötti iratanyaga mellett. A levéltár ellenőrzi az illetékességébe tartozó iratképző szervek iratkezelését, irattári terv alapján végzi tevékenységét. A vizsgált időszak első tíz évében a feladatellátás problémái között a szakalkalmazottak (1,5/2 státusz) alacsony száma miatt kialakult korlátozott lehetőségeket említette. 2014-ben a PTE GF kezdeményezésére mindenre kiterjedő vizsgálatot folytattak le a rossz tárolási körülmények miatt az Egyetemi Levéltár bevonásával. Ennek eredményeként került sor – többek között– a kapcsolattartók rögzítésére és született javaslat az önálló kórlapraktár kialakítására. Ekkor a kézi irattárak felmérésére nem került sor. 2013-ban a Kancellária létrejöttével elindult a megoldások keresése. 2015–2025 között egészségügyi iratok levéltári átvétele elenyésző számban történt. A Klinikai Központ a Központi Kórlapraktár kialakításával infrastrukturális és személyi fejlesztéssel kívánt a helyzeten javítani. 2017-ben létrejött a Adatvédelmi, Esélyegyenlőségi és Koordinációs Osztály (ma Adatvédelmi és Betegjogi Osztály [ABO]) mely professzionális kapcsolatot alakított ki a levéltárral. A  levéltár szempontjából továbbra is fennálló nehézséget jelent az iratértékelés, digitalizáció, változó jogszabályi környezet, valamint az adatvédelem kérdése. Legfontosabb következmény, hogy megkezdődött a sok évtizedes probléma megoldása és a PTE KK részéről jelentős eredményeket sikerült elérni.

Dr. Farkas Krisztina PTE KK ABO osztályvezetője a PTE KK új Központi Kórlaptárának kialakítása témájában tartotta meg előadását. Piramissal szemléltette a Betegellátó Egységek, a Központi Kórlaptár, és az ABO egymáshoz való viszonyát.  A PTE KK elnöke az ABO igazgatója, valamint az Egyetemi Levéltár igazgatója közös munkával a jogszabályi előírásokat maximálisan szem előtt tartva végzi az egészségügyi dokumentációk selejtezését. A selejtezési jegyzőkönyvek jóváhagyása után az ABO koordinálja az adatszolgáltatást, biztosítva ezáltal a jogi kontrollt. A Központi Kórlaptár a hosszú távú tárolás, az éves felülvizsgálat, a visszakeresés/adatszolgáltatás biztosítására jelenleg négy főt alkalmaz. Korábban sok szervezeti egység, 28 Klinika, 162 védőnői körzet, 5 kórház anyagát 11 pécsi telephelyen őrizték, mintegy 17 ezer ifm mennyiségben. 2024-re a korábbi, nem Kórlaptárnak tervezett épület kapacitásának telítődésével, új alkalmas épület keresésével a kórlaptárolás új szintre lépett. A Pécs melletti Pellérden 1800 nm raktárépület 400 nm iroda, gazdaságos, professzionális kialakítása segíti elő a probléma megoldását. Célja az egészégügyi dokumentumok egy helyen történő elhelyezése, a rendezettség, a visszakereshetőség, a biztonságos tárolás, és az elektronikus nyilvántartás kialakítása.

A Szegedi Tudomány- egyetem részéről három megközelítést hallottunk az egészségügyi dokumentáció kezeléséről. Elsőként dr. Kovács Iván SZTE Szent-Györgyi Albert Klinikai Központ (SZTE SzAKK) klinikai jogi, igazgatási és humánpolitikai igazgatója elmondta, hogy a papír alapú egészségügyi dokumentáció iratkezelése az egyetemen szervezeti egység szintjén valósul meg. A dokumentáció tárolására négy településen, összesen hat helyszínen kerül sor, továbbá a Klinikákon is mintegy 4300 ifm őrzése történik. A tárolási körülmények rendezettek, a nehézségek mindenki számára ismertek. Ezek pl. a hosszú megőrzési idő, betegszám, helyhiány, kapacitás hiánya az iratrendezésre, selejtezésre, védőnők dokumentumainak kezelése. Az egyetem rendelkezik Egyetemi Levéltárral, feladatai elsősorban szakmai felügyeleti jellegűek. Az egészségügyi dokumentációkat két csoportban kezelik: a levéltárba kerülő klinikai működés dokumentációja és a klinikai egységek selejtezési jegyzőkönyvei, valamint a betegellátási dokumentumok, melyeket a Klinikai Központ központilag, vagy egységenként őriz. Külön szabályozza az egészségügyi dokumentáció másolat kiadását, cél a digitalizált formában történő kiadás preferálása, az egészségügyi adatvagyon hasznosítása, tudományos kutatás, statisztika számára történő szolgáltatás. A második előadó dr. Fekete Csaba, az SZTE informatikai fejlesztési igazgatója, az SZTE iratkezelési gyakorlatának 2025. évi felméréséről készült összefoglalást ismertette.  Vizsgálták az iratanyag állapotát, digitalizálhatóságát, a kikérések gyakoriságát, a tárolási redundanciát és a selejtezés módszertanát, az egységesítés, konszolidáció, központosítás, digitalizáció irányában történő fejlesztések megvalósításáért. Dr. Saághy Andrea az SZTE humánpolitikai igazgatója a humánpolitikai tárgyú iratok iratkezelésének bemutatását tűzte ki célul. Az SZTE külső iratkezelő partnerrel (Iron Mountain Magyarország Kft.) kötött szerződést, mely korszerű iratkezelési- és tárolási megoldásokat kínál, mind a papír alapú, mind a dokumentumok digitális kezelése és tárolása szempontjából. Ez a megoldás az egyetemen csökkenti az iratok számára szükséges fizikai tárolóhelyek méretét, professzionális módon lehetőséget biztosít a külön rendszerekben tárolt információk összevonására, a dokumentumok, információk katalogizálására, a kért adatok gyors teljesítésére.

Valamennyi intézmény beszámolt az iratgyűjtés során felmerülő problémákról, mint az irattárak különböző színvonalú állapota, az iratanyagot kezelő személyzet fluktuációja, a társintézmények közötti kapcsolattartási nehézségek, a tárolás és feldolgozás problémái, az adatvesztés dokumentálásának fontossága.  A jogszabályban előírt együttműködés, az elmélet és a gyakorlat egymásra épülő eredményeinek maradéktalan figyelembevétele mindenkire nézve kötelező.

A szakmai nap a hallottak megvitatása után a PTE KK új, Pellérden kialakított kórlapraktárának megtekintésével zárult.

Összeállította: Kohári Gabriella

Fotók: Acél Róbert